Cum sa aplici Matricea Einsehnhower ca sa devii maestra a prioritizarii

Maria Dima1
De Maria Dima
18 aug. 2019

Aplicatiile de organizare a timpului cer si ele niste timp. Sa le deschizi, sa le faci sa functioneze pentru tine, sa iti aduci aminte sa le folosesti. Daca trebuie sa-ti setezi un reminder ca sa-ti amintesti de ceva care sa te ajute sa nu uiti, deja e prea complicat.

Exact asa sunt vietile noastre: complicate. Relatiile, statusurile, joburile, familiile si programele noastre pot fi rezumate asa. Am devenit sclavii agendelor. Avem prieteni care ar putea linistiti sa ne schimbe numele in telefonul lor cu “scuze, nu am timp”.

Romanii, organizati in dormitor, dezorganizati in bucatarie

Reactionam la ce se intampla in exterior pentru ca nu avem timp sa fim proactivi. Sa raspundem cu omenie, sa ne alocam niste momente pentru igiena programelor noastre care trebuie “curatate” de excesul de activitati.

Cum ai putea sa faci asta? Uite cum poti sa incepi acest proces de simplificare al agendei tale in 5 pasi simpli:
  1. Scrie ce e cel mai important pentru tine: familia, cariera, educatia etc.
  2. Scrie 3 lucruri pe care le faci zilnic care sunt un rezultat al faptului ca trebuie sa reactionezi la tot ce se intampla. Le treci in Chenarul 1 (explic mai jos).
  3. Noteaza 3 activitati pe care ai vrea sa le faci, care sunt esentiale pentru tine. Le vei pune in Chenarul 2.
  4. Scrie apoi 3 lucruri pe care le-ai facut ieri sau alaltaieri care au venit pe nepusa masa si de care a trebuit sa te ocupi, chiar daca, gandindu-te mai bine, sigur se putea dedica si altcineva pentru ele. Le pui in Chenarul 3.
  5. Scrie 3 activitati pe care le-ai facut zilele trecute ce mai puteau astepta. Le pastrezi in Chenarul 4.
OK, care-i treaba cu chenarele?

Toate cele 4 chenare pe care le-ai completat adineaori sunt parte dintr-o matrice a prioritizarii radicale, Matricea Eisenhower, ce-si ia numele direct de la fostul presedinte SUA.

Intr-un discurs din 1954, Einshenhower a clasificat problemele in Urgente si Importante. A spus foarte senin ca activitatile urgente deseori nu sunt importante si ca cele importante nu sunt urgente.

Activitati importante

In categoria aceasta intra obiectivele pe care le setezi pentru viata ta. De asta, e deosebit de important sa fii mereu atenta la ce conteaza pentru tine. Daca iti petreci majoritatea zilelor rezolvand chestii care nu inseamna mare lucru raportat la telul tau, ajungi sa te simti extenuata si debosolata. Ca si cum totul e in zadar si fara sentiment de implinire.

Exemple de activitati ce la prima vedere nu sunt asa de importante si carora trebuie sa te dedici mai mult: timp cu familia, odihna, economisirea de bani, implicarea cu pasiune in jobul care-ti aduce bucurie.

Cum ma ajuta respiratia sa-mi linistesc gandurile si sa-mi gasesc linistea

Activitati Urgente

In mod normal, acestea sunt cele care-ti solicita atentia imediata. Daca sunt prea multe, te vei simti stoarsa de energie la sfarsitul fiecarei zile.

Totul tine de ritmul alert in care trebuie rezolvate. Totusi, multe dintre aceste urgente ar putea fi evitate daca ne concentram mai intai asupra activitatilor importante.

Exemple de urgente: o problema de sanatate ce putea fi evitata, un termen limita imposibil care putea fi rezolvat de o pregatire anterioara mai riguroasa, o problema la casa care nici nu mai aparea daca faceai o revizie din timp etc.

Majoritatea dintre noi ne concentram pe treburile urgente si prea putin pe cele cu adevarat importante.

Cum sa iti gasesti timp pentru tine in cele mai aglomerate zile

Cum aplici asta mai departe?

Matricea de decizie ne ofera raspunsuri si mai elaborate despre cum putem sa impartim activitatile noastre zilnice, dupa cum urmeaza:

  1. Urgente si importante – sarcini care ar trebui sa fie finalizate imediat.
  2. Importante, dar nu urgente – sarcini care trebuie planificate pentru o data ulterioara.
  3. Urgente, dar nu importante – sarcini care ar trebui sa fie delegate altora.
  4. Nici urgente, nici importante – sarcini care pot fi eliminate.

Misiunea ta este sa reduci numarul celor de la punctul 1 si sa-ti directionezi energia catre cele de la punctul 2. Poti incepe cu o pauza binemeritata. Daca ai ajuns deja sa-ti pui probleme legat de cum anume sa le faci pe toate mai eficient, este clar ca meriti un moment de respiro.

Apoi, gandeste-te la cum arata o zi ideala din viata ta. Cum vrei sa fie viata ta acum, dar si pe viitor, si concentreaza-te pe actvitatile importante care o sa te duca mai aproape de realizarea lor.

Poate, ca mine, nu ai scapat usor de mentalitatea de premiant de la scoala. Inca astepti o medalie pentru ca ai rezolvat primul toate lucrurile de pe listele tuturor. Inca ridici mana ca sa mai primesti ceva in plus si sa o adaugi pe programul deja ultra incarcat. Invata sa faci o distinctie necesara intre eficienta si eficacitate sau, cum ar spune englezul: doing things right and doing the right thing.

Foto: Shutterstock.com